Definitie Afspiegelingsbeginsel: Bij bedrijfseconomisch ontslag mag de werkgever niet zelf kiezen wie er vertrekt. U bent verplicht het afspiegelingsbeginsel toe te passen per categorie 'uitwisselbare functies'.
De werking in het kort:
- Verdeel het personeel in vijf wettelijke leeftijdsgroepen (15-25, 25-35, 35-45, 45-55, 55+).
- Bereken hoeveel werknemers er per leeftijdsgroep moeten afvloeien om de leeftijdsopbouw in balans te houden.
- Pas binnen de leeftijdsgroep het LIFO-principe toe (Last In, First Out): degene met het kortste dienstverband wordt als eerste voor ontslag voorgedragen.
Uitzonderingen: Dit geldt niet als de bedrijfsvestiging volledig sluit. Dit geldt niet voor zieke werknemers.
De meest gemaakte fout die wij zien bij ontslagaanvragen (zowel bij het UWV als in onderhandelingen over een VSO) is een onjuiste selectie van de boventallige werknemers.
Veel werkgevers willen hun "best performers" houden en afscheid nemen van de "underperformers". Bij bedrijfseconomisch ontslag is kwaliteit echter geen criterium. De wet dwingt u tot objectieve selectie via afspiegeling.
Hieronder leg ik stap voor stap uit hoe u deze puzzel juridisch correct legt.
Stap 1: Bepaal de "Uitwisselbare Functies"
Afspiegeling vindt niet plaats over het hele bedrijf, maar per functiegroep. Functies zijn uitwisselbaar als ze vergelijkbaar zijn in:
- Functie-inhoud en vereiste kennis/vaardigheden;
- Niveau en competenties;
- Beloing (schaal).
Let op: Functienamen zeggen niet alles. Als een 'Accountmanager' en een 'Sales Executive' feitelijk hetzelfde werk doen, vallen ze in dezelfde categorie.
Stap 2: De 5 Leeftijdsgroepen
Zodra de categorie is bepaald (bijvoorbeeld: 'Administratief Medewerkers'), deelt u alle werknemers in die categorie in op basis van deze vijf leeftijdsgroepen (peildatum is de datum van de ontslagaanvraag):
- 15 tot 25 jaar
- 25 tot 35 jaar
- 35 tot 45 jaar
- 45 tot 55 jaar
- 55 jaar en ouder
Stap 3: Het Rekenvoorbeeld
Stel, u moet bezuinigen. U heeft 20 Administratief Medewerkers. U moet terug naar 15 FTE (er vervallen dus 5 arbeidsplaatsen).
Huidige verdeling (20 werknemers):
- 15-25 jaar: 4 werknemers
- 25-35 jaar: 6 werknemers
- 35-45 jaar: 5 werknemers
- 45-55 jaar: 3 werknemers
- 55+ jaar: 2 werknemers
De berekening: De krimp is 25% (5 van de 20 moeten weg). Deze krimp past u toe per leeftijdsgroep.
- Groep 15-25: 4 werknemers x 25% = 1 ontslag.
- Groep 25-35: 6 werknemers x 25% = 1,5 ontslag, wat na afronding neerkomt op 2 ontslagen. (Afronding volgt regels UWV: bij 0,5 of hoger rondt u af naar boven, maar let op de totaalstand).
- Groep 35-45: 5 werknemers x 25% = 1,25 ontslag (= 1 ontslag).
- Groep 45-55: 3 werknemers x 25% = 1 ontslag.
De ontslagen zien op de persoon die het kortst in dienst is (Last In, First Out).
Veelgemaakte Fouten & Uitzonderingen
Het klinkt als een simpele rekensom, maar de praktijk is weerbarstig.
1. De "Onmisbare" Werknemer
Komt u erachter dat door afspiegeling net die ene cruciale IT-specialist ontslagen moet worden?
- Mogelijkheid: U kunt een beroep doen op de "onmisbaarheidscriteria". U moet dan aan het UWV bewijzen dat deze werknemer specifieke kennis heeft die niemand anders heeft én dat de bedrijfsvoering in gevaar komt bij vertrek.
2. Werknemers met een zwakke arbeidsmarktpositie
Als een werknemer met een arbeidsbeperking voor ontslag in aanmerking komt, mag u in sommige gevallen afwijken van de afspiegeling om deze persoon te beschermen.
3. De flexibele schil vergeten
Voordat u vaste werknemers mag ontslaan, moet u eerst afscheid nemen van de flexibele schil (uitzendkrachten, gedetacheerden, oproepkrachten en tijdelijke contracten die binnen 26 weken aflopen) die werkzaam zijn in de uitwisselbare functies. Doet u dit niet, dan wijst het UWV de aanvraag af.
Conclusie: Voorkom een procedurele misser
Een fout in de afspiegeling betekent dat uw ontslagaanvraag bij het UWV wordt afgewezen of dat de werknemer in een VSO-onderhandeling een veel sterkere positie heeft (lees: hogere vergoeding).
Wilt u uw reorganisatieplan laten toetsen?
Wij kunnen een toets uitvoeren van uw afspiegeling voordat u de werknemers informeert.
